Ondernemers kunnen door samenwerking projecten realiseren die ze alleen nooit voor elkaar kunnen krijgen. Iedereen doet het, maar hoe doe je dat goed? In dit artikel delen twee ondernemers van creatieve bureaus hun best practises.

Het begin met snuffelen aan elkaar
“Bouw aan de relatie en heb geduld”. Syntens spreekt Frans Schrofer, oprichter van de befaamde Haagse meubelstudio Schrofer (www.studioschrofer.com). Studio Schrofer werkt nauw samen met meubelfabriekanten om innovatieve ontwerpen op de markt te zetten. “De relatie is het belangrijkste. Op een gegeven moment flirt je met een contact van een bedrijf, bijvoorbeeld doordat je elkaar steeds op beurzen tegenkomt. Daarna besluit je pas om met elkaar aan de slag te gaan. Dit kan heel snel gaan, maar ik heb ook een project waar ik pas na bijna drie jaar voorbij die flirt kom. Ik had ideeën voor de Liquid armaturen (zie foto). Het contact met projectinrichter XAL was er al uit andere projecten. Maar ik heb tot het juiste moment gewacht tot ik deze kans kon voorstellen.”

Jan Wulffelé vertelt Syntens over het twintig koppige samenwerkingsverband zondagontwerpers dat hij heeft opgericht. “Ooit zijn wij begonnen met een paar enthousiaste ontwerpers en kunstenaars, tijdens de koffie op zondagmorgen. We bedachten oplossingen voor maatschappelijke en ecologische problemen. Pas jaren later zijn we uitgegroeid tot een netwerk-bureau. We werken samen in wisselende teams en creëren complete merkomgevingen voor de mode industrie, waarbij we werken voor merken als Van Gils en Björn Borg (www.zondagontwepers.nl).

Van snuffelen naar knuffelen- wil je wel met elkaar?
Frans Schrofer (zie foto) checkt in deze iniatieffase altijd of zijn bedrijf wel een match heeft met de potentiële partner. “Is onze filosofie in lijn, hoe gaan ze bijvoorbeeld om met arbeidsomstandigheden in de fabriek? Verder vragen we een commitment fee van €2500 tot €5000 van onze opdrachtgevers. Dit dekt natuurlijk slechts een deel van de kosten, maar het is een drempel die we neerleggen om commitment te krijgen”

Bij zondagontwerpers is de samenstelling van de teamleden steeds wisselend. Jan is de spil hierin. “Voor elk project wordt een team samengesteld. Hierin zijn de disciplines vertegenwoordigd die voor dat project relevant zijn. Een opdrachtgever betaalt alleen voor de expertise die hij of zij nodig heeft.”

Buffelen om plannen concreet te maken
Jan Wuffele heeft in de planfase een eenvoudige manier om het werk met zijn teamleden te organiseren. “Een zelfregulerend mechanisme zorgt voor een kwalitatief en betrokken team. De teamleden maken zelf een inschatting van het benodigd aantal uren. Verder worden deadlines afgesproken. Ook hebben we afspraken over de communicatie naar klanten: je bent zondagontwerper en klanten van zondagontwerpers blijven klanten van de groep. Teamleden die niet presteren of zich niet houden aan de gemaakte afspraken, worden niet meer uitgenodigd voor volgende projecten.”

Voor Frans Schrofer is het belangrijkst om te zorgen voor een dialoog met de opdrachtgever tijdens de productontwikkeling. “We zoeken dit zo snel mogelijk op. Ontwerpers hebben wel eens de neiging om een concept helemaal uit te werken en dan pas in gesprek te gaan. Je idee is dan niet meer kneedbaar. Je moet kennis benutten van de fabrikant, op gebied van het merk, productie en distributie. Dit moet wel van twee kanten komen. Het is wel eens moeilijk geweest met een ontwerp van een product voor een multinational. Sommige technische informatie kwam niet bij ons terecht, waardoor wij onnodig veel uren staken in de ontwikkeling van het ontwerp.”

Realisatie- vind de truffels
Een succesvolle samenwerking kan gezien worden als een unieke en waardevolle delicatesse. Wat levert een samenwerking in de zogenoemde truffelfase op?

Jan van zondagontwerpers: “Onze opzet zorgt ervoor dat wij uitgenodigd worden voor projecten, waarvoor individuele ontwerpers of tijdelijke samenwerkingsverbanden niet worden benaderd.”
Voor mijzelf is de werkwijze uitdagend omdat je in verschillende teams aan een breed scala aan projecten werkt. Mijn taken aanvullende taken zijn om nieuwe projecten te vinden en het organiseren van de administratie en de financiën. Deze projecturen worden naast mijn ontwerpuren opgenomen in de offerte.”

Bij Studio Schrofer levert het langdurige samenwerkingen op, het blijft niet bij één opdracht. Frans:  “Wij verdienen op basis van de commitment fee en royalties. Het is een manier om te laten zien aan je opdrachtgever dat je er samen een succes van wil maken. En onze manier van werken leidt tot een collectie van producten voor onze klant, in plaats van alleen een enkele stoel. Zo leggen we de basis voor langdurige samenwerking.”

Samenwerken in fases: van snuffel tot truffel
Je kunt het samenwerkingsproces in vier fasen verdelen:
1. De snuffelfase, waarin geflirt wordt met contacten en kansen worden ontdekt
2. De knuffelfase, waarin bedrijven bekijken wat ze met elkaar willen
3. De buffelfase, waarin plannen concreet gemaakt worden
4. De truffelfase, waarin realisatie leidt tot truffels

Dit kun je gebruiken om eens op een andere manier naar jouw samenwerking te kijken. In iedere fase zijn andere aspecten belangrijk. Bij het knuffelen draait het om vertrouwen en bij het buffelen moet je kunnen doorzetten. Sommige contacten blijven tijden in de snuffelfase, er is dan gewoon nog geen kans of project ontdekt. En soms moet je stoppen na de knuffelfase omdat je elkaar niet genoeg aanvult. Het goede nieuws komt uit de wetenschapshoek: onderzoek wijst uit hoe meer samenwerkingen je aangaat, des te beter je er in wordt.

In welke fase zitten jouw ideeën en projecten?